转移行政和官方大学记录
大学档案 & 特别收藏部是皇冠app官方版下载藏书的储存库 产生了具有持久和历史重要性的不活跃的官方记录和出版物 由行政办公室、学院、学院、院系、专业等与大学有关 组织. 科罗拉多州记录保留时间表(附表8)指南 收集大学的官方记录. 请填写一份 记录转移表格 每次传送记录.
- 可接受的记录类型
我们需要记录有关你单位的重要信息,例如:
- 皇冠app官方版下载校园、项目、单位、服务的规划、成长、发展和解散; 和课程
- 教职员工和学生活动
- 值得注意的事件
- 校园文化与学生生活
- 行政决策和政策
- 与社区,政府,其他的关系
- 机构,或者商业团体
- 重大财务活动
- 多样性计划
- 主要研究计划/项目
- 重要的建筑问题,如新设施的设计和功能,重大翻新, 破坏或改变现有设施的用途
通常获得的记录类型包括但不限于硬拷贝或纸质文件 digital):
- 单位、委员会的章程、章程、会议记录和报告
- 学院院长、项目负责人和高年级学生的信件、电子邮件和主题文件 管理员
- 建筑图纸、地图、平面图
- 在联合国军司令部主持下分发的所有出版物、通讯和小册子; 或者它的早期版本,包括目录、公告、年鉴、学生报纸、 目录、媒体指南和校友会出版物
- 年度财务报告
- 认证报告及证明文件
- 来自校园实体的视听材料,包括照片、幻灯片、 还有电影
- 文物和短暂的,如海报和小册子,有关UNC或其早期 化身
通常不接受的记录类型包括:
- 任何东西的精确副本
- 日常通信,e.g.、请求和致谢
- 日常事务记录.g.、休假请求、采购订单、收据
- 参考文件或研究材料,包括皇冠app安卓下载安装剪报,出版物,和 填写其他部门或组织的信件
- 出版物、文章或报告的草稿(大多数情况下)
- 空白的表格、信纸或其他文具
- 人事记录
- 学生信息和其他学生记录
- 我如何转移本部门的档案记录?
在转移记录之前,与档案管理员协商是必要的,就像你一样 会收到皇冠app安卓下载安装你的独特记录的专家指导吗. 请联络档案室 & Special 集合在 library.archives@callmela.net 附下列资料:
- 您要转移的记录类型(i.e. 主题档案、委员会记录、 人事档案)和它们所记录的业务活动
- 哪个部门制作了这些记录
- 你有多少材料要转移.e.文件抽屉、盒子等的数量.)
- 格式:实物或电子?
如果档案管理员决定把你的档案转到档案室 & Special 收款时,她会和你确认哪些记录需要转移和协调 将记录装箱或传输数字文件. 我们强烈建议你包括 你们对这些记录所做的清单或索引,将有助于我们 提供对材料的准确描述.
- 记录的准备和转移程序
Archives & 特殊馆藏只接受档案管理员认定为 具有长期历史价值. 最好将材料妥善装箱 由你所在部门在取货前提供. 这通常会导致更快的传输时间. 如果事先安排,图书馆工作人员可以取箱. 请做相应的计划.
- 使用正确的盒子和文件夹. 请使用尺寸为10"x12"x15"的盒子. Boxes and
档案中有免费的文件夹,可以投递或领取.
•对于信件大小的文件,2个文件抽屉将需要3个盒子.
•对于合法大小的文件,一个文件抽屉将需要2个盒子.
•对于超大尺寸的材料,请与档案管理员联系并测量尺寸. -
将计划转移的记录装箱. 这些记录需要妥善装箱. 不要过度包装或过度包装. 确保盖子盖得合适. A 正确包装的盒子将有足够的空间来轻松移动和更换文件夹, 但不要留下太多空间,以免文件夹掉落或弯曲.
•正确包装的盒子将有足够的空间来移除和替换文件夹 很容易,但不要腾出太多空间,以免文件夹掉下来或弯曲. - 维持档案的归档安排(例如.e. 按字母顺序,数字顺序,时间顺序,
按主题、委员会划分).
- 将记录保存在其原始文件夹中,并确保文件清晰
labeled; include span dates. (例如:1983-1990年空间规划).
- 从活页夹和挂夹中取出材料,放入文件夹中.
保持记录的原始顺序. 从环形活页夹传递信息
把文件夹挂在文件夹上. 如果需要多个文件夹,则贴上标签
例如,“2个文件夹中的1个”、“2个文件夹中的2个”等等.
•保持记录的原始顺序.
•将环形活页夹和挂载文件夹中的信息传递到文件夹中.
•如果需要多个文件夹,则标记为,例如,“文件夹1 / 2”,“文件夹” 2 / 2”等等. -
填写一张 记录转移表格 并送到档案馆 & 特别藏品部(library.archives@callmela.net)或转帐. 每次转账只需要填写一份表格.
- 清楚地在箱子上贴上你的部门名称和箱子编号.
- 不发送上述认定为非档案记录的材料吗.
- 使用正确的盒子和文件夹. 请使用尺寸为10"x12"x15"的盒子. Boxes and
档案中有免费的文件夹,可以投递或领取.
- 我如何查阅本部门的档案记录?
Archives & 特藏工作人员将为您提供参考协助 你想在转账后查看记录. 你需要进来 送交档案馆 & 特别馆藏阅览室 开放时间. 的请求 你办公室借阅的资料,你转交的可以特别照顾 情况下.
请访问 北科罗拉多大学行政记录 and 北科罗拉多大学出版社 有关在大学档案中查找资料的更多信息.
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传真:970-351-2963
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请注意,当大学放假时,档案馆将不开放 closed.