转移学生参与，俱乐部和组织材料

The University Archives & 特别收藏部收集各种各样的资料 记录大学学生的日常活动和特殊事件. This 可以包括你拍摄的有趣的校园活动的数码录音，剪贴簿吗 你的学生俱乐部已经创建，你的组织的会议记录，以及更多. 转移和捐赠材料是免费和容易的. 

• 可接受的记录类型

  通常获得的记录类型包括但不限于硬拷贝或纸质文件 digital):

  • 剪贴簿和照片的活动，社会事件，和日常的学生生活 
  • 学生表演、校园和团体活动的电影和录像 
  • Membership lists 
  • Organizational histories 
  • 出版物和宣传材料: 通讯、小册子、活动计划和小册子 
  • 官员档案: 信件和备忘录(收发)和主题 有关扶轮社及组织之计划、活动及职能之档案
  • Meeting minutes 
  • 反映学生生活的日记 
  • 具有历史意义的纪念品 

  一般不转入档案馆的项目包括: 

  • 重复和空白表格 
  • 详细的财务记录，取消的支票，银行对账单和收据 
  • Plaques and trophies 
  • 常规通信/邮件 
  • 没有什么研究或天生价值的纪念品(如.g. t恤和水瓶 附有贵机构的名称/标志) 
• 我如何转移我的机构的记录? 

   * Please fill out a transfer form 陪伴你的材料. Please contact Archives & Special Collections at library.archives@callmela.net 如有任何问题，请拨打970-351-2854.

  三种简单的转账方式: 

  • 从学生参与办公室(2101 10th Avenue)或 大学档案馆(Michener L119). 返回任意位置.
  • 通过电子转账:电子邮件 library.archives@callmela.net for instructions  
  • 在米切纳图书馆L119(低层)存放实物和电子资料 by the stairs!) 
• 保存团队历史的小贴士
  • 将储存在光盘、闪存驱动器和计算机上的电子记录保存为 well paper records. These tips apply to both! 
  • 记录小组的活动:做会议记录，保存出版物的副本 and flyers. 
  • 在你的材料/文件夹上标上全名、日期和事件描述 circumstances. 
  • 把你的记录集中放在一个地方. 
  • 建立一个适合你的简单的归档系统. 
  • 将唱片存放于远离潮湿、灰尘、过热和阳光的地方. 
  • 建立例行程序，将不活跃的记录转移到大学档案馆 学期、学年或领导任期的结束. 
  • 考虑任命一个团队历史学家或档案保管员，他们可以管理和转移 records. 
  • 向档案管理员寻求维护和转移文件的帮助和建议. 
  • 当你有疑问的时候，不要把它扔掉! 
• 如何访问组织的档案记录?

  Archives & 特藏工作人员将为您提供参考协助 你想在转账后查看记录. You will need to come in to the Archives & 特别馆藏阅览室 开放时间. Requests from 你办公室借阅的资料，你转交的可以特别照顾 circumstances. 

  Please visit 学生参与，学生组织和校友材料 有关在大学档案中查找资料的更多信息.